Dostęp strony do akt w postępowaniu administracyjnym

Jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego jest zasada prawa strony do udziału w prowadzonym postępowaniu i dostępu do akt sprawy.

Stanisław Bocian: Jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego jest zasada prawa strony do udziału w prowadzonym postępowaniu i dostępu do akt sprawy.

W sposób ogólny wyraża ją artykuł 10 § 1 ustawy z 14.6.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), który stanowi, że organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Kolejne paragrafy tego artykułu określają przypadki, w których można odstąpić od tej zasady oraz omawiają tryb tego odstąpienia. Organy administracji publicznej mogą odstąpić od zasady określonej w § 1 tylko w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną. Organ administracji publicznej obowiązany jest utrwalić w aktach sprawy, w drodze adnotacji, przyczyny odstąpienia od zasady określonej w § 1.

Powyższa zasada jest konkretyzowana w wielu przepisach kodeksu postępowania administracyjnego. W szczególności art. 81 stanowi, że okoliczność faktyczna może być uznana za udowodnioną, jeżeli strona miała możność wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów, chyba że zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 10 § 2.

W orzecznictwie została powszechnie przyjęta zasada, że podstawową metodą zapewnienia realizacji tej zasady jest wysłanie do strony stosownego pisma z pouczeniem, po zebraniu całego materiału dowodowego. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 14.12.2007 r. (II SA/Kr 569/07) stanowi: „Obowiązkiem organu prowadzącego postępowanie jest pouczenie strony o prawie zapoznania się z aktami i złożenia końcowego oświadczenia, a także obowiązek wstrzymania się od wydania decyzji do czasu złożenia tego oświadczenia w wyznaczonym terminie. Naruszenie zasady czynnego udziału strony w postępowaniu jest przesłanką wznowienia postępowania uzasadniającą uchylenie decyzji przez Naczelny Sąd Administracyjny i to bez względu na to, czy miało ono czy też nie wpływ na wynik sprawy.” Alternatywnie, stronę można pouczyć ustnie i odebrać od niej podpis pod przygotowanym oświadczeniem w tej kwestii albo sporządzić protokół potwierdzający, że strona została pouczona.

Stronę należy w takim piśmie pouczyć nie tylko o możliwości wypowiadania się co do zebranych dowodów, ale także do zapoznania się z nimi.

W praktyce pomocy społecznej powyższe pisma występują sporadycznie. Wynika to z faktu, że w niemal wszystkich sprawach dotyczących udzielenia pomocy sporządza się wywiady środowiskowe. Podczas przeprowadzania wywiadu strona ma możliwość szczegółowego przedstawienia swojej sytuacji. Ponieważ zasadniczo również wszystkie dokumenty włączane do akt postępowania przedkładane są przez stronę, strona z natury rzeczy już je zna i nie musi się z nimi dodatkowo zapoznawać. Jeżeli ośrodek pomocy społecznej zamierza wykorzystać dokumenty uzyskane z urzędu, może z nimi zapoznać stronę w trakcie prowadzonego wywiadu, sporządzając stosowną adnotację.

W wyjątkowych przypadkach jednak, gdy wydaje się decyzje bez przeprowadzania wywiadu środowiskowego, należy zachować określoną procedurę określoną na wstępie. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy wywiadu nie można było przeprowadzić na skutek braku współpracy strony, a także zmiany decyzji z uwagi na zmianę prawa, gdy nie nastąpiła zmiana sytuacji życiowej.

Prawo strony do zapoznania się z aktami wynika z art. 73 k.p.a., zgodnie z którym w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Zgodnie z art. 74 k.p.a., przepisu art. 73 nie stosuje się do akt sprawy, objętych ochroną tajemnicy państwowej zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. Jak nietrudno zauważyć, przesłanki takie nigdy nie występują w praktycznej działalności pomocy społecznej. Dlatego też strona ma zawsze możliwość zapoznawania się z całością akt prowadzonego w jej sprawie postępowania.

Znacznie bardziej ograniczone jest prawo żądania wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, a w praktyce – kserokopii z potwierdzeniem za zgodność z oryginałem. W wyroku NSA z 25.7.2007 r. (I OSK 1319/06, Lex nr 364669) stwierdzono: "Uzasadnianie istnienia ważnego interesu strony li tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu wykorzystania ich w innych postępowaniach prawnych, jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy". Z powyższego orzeczenia wynikałoby, że strona musi z zasady sporządzać odpisy własnoręcznie, a organ następnie tylko potwierdza ich zgodność z oryginałem.

W praktyce pomocy społecznej podobne wymagania występują rzadko, a w razie takiej potrzeby stronie wydaje się kserokopie akt jej sprawy. Żądanie sporządzania własnoręcznych odpisów przez stronę w sytuacji, gdy takie odpisy są jej faktycznie potrzebne, miałoby charakter nieuzasadnionej szykany i sprzeczne byłoby z zasadami pomocy społecznej, a w szczególności art. 100ust. 1 ustawy z 12.3.2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), który stanowi, że w postępowaniu w sprawie świadczeń z pomocy społecznej należy kierować się przede wszystkim dobrem osób korzystających z pomocy społecznej.

Należy też zwrócić uwagę na wyrok WSA z 9.2.2007 r. (IV SA/Wa 80/07, Lex nr 325359), w którym przyjęto, że: "Strona postępowania ma obowiązek wykazania ważnego interesu tylko wówczas, gdy żąda od organu administracji uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, a nie gdy żąda wydania jedynie kserokopii dokumentów bez poświadczania ich zgodności z oryginałem".

Jeśli strona nie przedstawi przekonującego uzasadnienia żądania wydania kopii akt należy jej tego odmówić, aby uniknąć ponoszenia przez ośrodek nieuzasadnionych kosztów. Jeżeli strona złoży wniosek na piśmie, odmowa, zgodnie z art. 74 § 2 k.p.a., następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Podkreślić należy, iż strona ma prawo do udostępnienia jej akt sprawy, a zatem nie jakichkolwiek akt będących w posiadaniu organu administracji publicznej, lecz wyłącznie akt zgromadzonych w postępowaniu w danej sprawie administracyjnej. Tak więc, jeżeli organ otrzyma jakiekolwiek dokumenty dotyczące strony, które z jakiegokolwiek powodu nie powinny być udostępnione stronie, nie należy ich włączać do dokumentacji postępowania administracyjnego. Dotyczy to przykładowo różnego typu listów, których autorzy proszą o nieudostępnianie stronie ich nazwisk, gdy ośrodek uzna taką prośbę za słuszną. Ośrodek, jako organ prowadzący postępowanie administracyjne, może swobodnie oceniać, jakie dowody przyjąć w postępowaniu. Jedynym ograniczeniem jest oczywiście to, że jeżeli dany dokument nie zostanie włączony do akt administracyjnych, nie jest możliwe traktowanie go jako dowodu w prowadzonym postępowaniu, a w związku z tym – nie można powoływać się na niego w uzasadnieniu decyzji.

Fakt, że dany dokument nie został włączony do akt postępowania, nie powoduje, że strona w żadnym przypadku nie może uzyskać do niego dostępu. Stosuje się tu ustawę z 6.9.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz.1198 z późn. zm.) oraz ustawę z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr. 926, poz 101 z późn. zm.). Zagadnienie to wykracza jednak poza zakres tego artykułu.

Pełna treść artykułu: [ tutaj ]

Więcej na ten temat: www.prawosocjalne.pl

oraz w działach: "Pomoc społeczna – postępowanie administracyjne"

oprac. ops.pl angoc