Stosowanie protokołu i adnotacji w pomocy społecznej
Protokół jest oficjalnym pisemnym sprawozdaniem sporządzonym z przebiegu posiedzeń, zebrań, przeprowadzonych rozmów. Adnotacja to krótki przypis.
Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego organ administracji publicznej (w tym Ośrodek Pomocy Społecznej) musi sporządzić protokół z każdej czynności, która nie została utrwalona pisemnie.
W pomocy społecznej protokół sporządza się na przykład w sytuacji ustnie zgłoszonej prośby o pomoc, rozmowy ze świadczeniobiorcą, rozmowy z inną osobą na temat sytuacji świadczeniobiorcy (choćby rozmowa z pedagogiem szkolnym odnośnie dziecka z rodziny świadczeniobiorcy), dokonywania oględzin.
Protokół musi być czytelny i tak sporządzony, by wynikało z niego, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał. Powinna zostać odnotowana obecność innych osób, zapis dokonywanych ustaleń, zgłaszanych uwag.
Po sporządzeniu protokołu należy go odczytać wszystkim tym, którzy byli obecni podczas jego spisywania. Wszystkie osoby powinny protokół podpisać. Jeżeli osoba odmawia podpisania protokołu bądź nie podpisuje go, na przykład z przyczyn zdrowotnych, należy to w protokole odnotować.
Pracownik jednostki organizacyjnej pomocy społecznej dokonując czynności, które nie są spisywane w formie protokołu, powinien z podjętych działań sporządzić adnotację służbową i załączyć ją do akt danej sprawy.
Jeżeli pracownik socjalny nie zastosuje się do zasad sporządzania protokołu, stworzy go w sposób nieodpowiedni, protokół ten może nie zostać uznany za dokument. Należy uważać, by w protokole, adnotacjach nie dokonywać zniekształceń.
