16 września 2016 Porady Kodeks postępowania administracyjnego korespondencja z pomocą społeczną postępowanie administracyjne w pomocy społecznej

Jak prawidłowo doręczyć pismo stronie?

Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego organ ma obowiązek doręczać pisma za pokwitowaniem przez pocztę, wykorzystując pracowników bądź upoważnione do tego inne osoby czy organy.

Istnieje także możliwość doręczeń drogą elektroniczną, kiedy uczestnik postępowania wystąpi z taką prośbą do organu lub gdy wyrazi na to zgodę.

Każde pismo powinna otrzymać strona określonego postępowania. Jeśli strona działa poprzez przedstawiciela, wówczas korespondencja trafia do niego, a gdy istnieje kilku przedstawicieli, wystarczy pismo doręczyć jednemu z nich (temu, któremu wskaże strona).

Kiedy postępowanie w jednej sprawie zostało wszczęte na wniosek więcej niż jednej osoby, informacje o jego wszczęciu przekazuje się każdej ze stron. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy w takim piśmie wskazano tylko jedną ze stron do odbioru pism.

Osoba mieszkająca za granicą powinna posiadać pełnomocnika do prowadzenia swoich spraw w kraju. Jeśli strona takiego pełnomocnika nie posiada, powinna chociaż wskazać pełnomocnika do doręczeń pism. Gdy osoba nie wskazała nawet pełnomocnika do doręczeń, organ wszelkie pisma pozostawia w aktach sprawy, co uważa się za doręczenie.

Gdy osoba zmieniła adres i nie poinformowała o tym organu, doręczenie pisma pod dotychczasowy adres posiada skutek prawny.

Pisma można doręczać w miejscu zamieszkania lub pracy oraz, jeśli przepisy innych poszczególnych ustaw nie zawierają innych wskazań, w samym budynku organu. Jeżeli w powyższych miejscach nie jest możliwe doręczenie, należy przekazać korespondencję na innym obszarze.

Gdy adresata nie ma w domu, pismo odebrać może inna dorosła osoba z domu, sąsiad, dozorca domu, jeśli zobowiążą się przekazać adresatowi.

Gdy wszystkie formy doręczeń zawodzą, poczta przechowuje pismo przez 14 dni (jeśli pismo jest przekazywane przez pocztę) lub zostaje złożone na 14 dni we właściwym urzędzie gminy (jeśli pismo przekazywane jest przez pracownika urzędu lub inną uprawnioną osobę). Osobie umieszcza się w skrzynce pocztowej zawiadomienie o pozostawieniu pisma i możliwości jego odbioru w ciągu 7 dni. Gdy pozostawienie w skrzynce nie jest możliwe, przekazuje się je w miejscu pracy adresata bądź w innym widocznym miejscu przy wejściu do domu. Jeśli przesyłka nie zostaje podjęta w ciągu 7 dni, pozostawia się powtórne powiadomienie. Korespondencję uważa się za doręczoną, nawet jeżeli strona po tym czasie jej nie odbierze – wówczas wraca ona do organu i zostaje załączona do akt sprawy.

Pisma dla jednostek organizacyjnych i organizacji społecznych doręcza się w ich siedzibach uprawnionym do ich odbioru osobom. Osoba odbierająca pismo musi potwierdzić jego odbiór składając podpis i zapisując datę odbioru.