Co w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych? Prezes UODO podpowiada
Prezes UODO zaniepokojony nieprawidłowościami występującymi podczas zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych, skonstruował podpowiedzi dla administratorów, które pomogą we wskazanej sytuacji.
W sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych administrator zobowiązany jest bez zbędnej zwłoki zawiadomić osoby których dane dotyczą o w/w fakcie. Zawiadomienie o naruszeniu musi obejmować:
opis charakteru naruszenia (tj.. przedstawienie okoliczności wystąpienia naruszenia wraz z opisem kategorii danych);
imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych (jeżeli został
on wyznaczony) lub innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych (np. możliwość zaciągnięcia zobowiązań finansowych w instytucjach pozabankowych);
opis środków zastosowanych i proponowanych przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych lub zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków (np. poinformowanie o możliwości założenia konta w systemie informacji kredytowej celem monitorowania aktywności kredytowej).
Niezwykle istotne jest, aby całość była napisana językiem przejrzystym, prostym w odbiorze przez osobę zawiadamianą. Prezes UODO zaleca stosowanie zwrotów bezpośrednich, np.:
„Podajemy informacje o krokach, które może Pani podjąć w związku z incydentem”;
„Następstwem naruszenia ochrony Pana danych osobowych może być założenie na Pana dane osobowe konta internetowego (np. w serwisach społecznościowych, poczty elektronicznej)”.
Samo zawiadomienie powinno być sporządzone w takiej formie, która umożliwi podmiotowi danych na wielokrotne zapoznanie się z jego treścią. Należy również pamiętać, że zawiadomienie musi zostać dostarczone adresatowi możliwie jak najszybciej. Wyjątkiem od zasady bezpośredniego powiadomienia osób są sytuacje, w których wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku.
Administrator, który podejmuje decyzję o wydaniu publicznego komunikatu (lub innego adekwatnego środka) w celu zawiadomienia osób o naruszeniu, powinien porównać wysiłek wkładany w udzielenie informacji bezpośrednio osobie, której dane dotyczą, z konsekwencjami i skutkami dla tej osoby. Jak podkreśla UODO, powiadomienie ograniczające się do komunikatu prasowego czy wpisu na firmowym blogu, nie stanowi skutecznego poinformowania osoby fizycznej o naruszeniu.
Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami porad UODO pod adresem:
https://uodo.gov.pl/pl/138/1133
Komentarze (0)
Przekazywanie danych osobowych. Trwają konsultacje
Udostępnianie danych członków komisji w otwartych konkursach
Jak postępować w przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka – instrukcja
Przetwarzanie danych osobowych w orzeczeniu o niepełnosprawności przez pracodawcę
