6 czerwca

Pytanie: Korzystamy z pieniędzy Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Umowa opiewa na 6 lat, przy czym co roku jest aneksowana. Na każdy rok określony jest konkretny budżet, a na cały okres 6 lat nie ma określonej konkretnej sumy pieniędzy dotacji. Czy w ramach tych funduszy jesteśmy zobowiązani sumować rok po roku (np. 2008 r. + 2009 r. i lata następne) zakup dokonany w ramach tego samego działu słownika zamówień publicznych (np. materiały biurowe)?

Odpowiedź: Fakt realizacji zadań w wieloletniej perspektywie czasowej finansowanych ze środków UE nie musi oznaczać, że zamówienia udzielone w celu ich realizacji będą szacowane z góry dla całego okresu trwania
umowy. W przypadku zamówień, których zakres i wartość są możliwe do ustalenia na cały okres realizacji projektu, a przy tym mogą być udzielone w ramach jednego postępowania, oszacowania ich wartości dokonuje się z uwzględnieniem całego okresu trwania umowy. W pozostałych przypadkach usługi lub dostawy udzielane w ramach projektu mogą być szacowane dla poszczególnych lat budżetowych.  Jeżeli zatem jesteś pewien, że otrzymasz dofinansowanie ze środków UE na z góry określony okres i w wysokości możliwej do przewidzenia, to
powinieneś wydatkować uzyskane środki, biorąc pod uwagę pespektywę czasową realizacji całego projektu, a nie danego roku budżetowego, pomimo tego że wypłata środków będzie odbywać się w systemie rocznym.
Oczywiście ze względów organizacyjnych zamówienia te mogą zostać udzielane w częściach w ramach odrębnych postępowań, przy czym do ustalenia wartości poszczególnych części stosować się będzie art. 32 ust. 4 ustawy Pzp.
Jeżeli nie jesteś pewien, czy otrzymasz środki UE w celu realizacji zadań lub nie znasz ich wysokości w poszczególnych latach, wówczas nie jesteś w stanie oszacować przedmiotu zamówienia w całej perspektywie
czasowej. W takiej sytuacji powinieneś zastosować zasadę sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości.

Przykład
Jeżeli ze środków uzyskanych z UE zamierzasz realizować przez okres 6 lat  projekt polegający na szkoleniu osób bezrobotnych, przy czym:
– nie wiesz i nie możesz przewidzieć, jaką kwotę uzyskasz ze środków UE w poszczególnych latach i na jaki typ szkoleń będziesz mógł przeznaczyć środki;
– zakres i przedmiot zamówienia będzie uzależniony od wartości środków uzyskanych ze środków UE i w przypadku otrzymania środków UE na dany rok budżetowy w wysokości mniejszej niż wnioskowana – plan i zakres szkoleń zostanie zmniejszony i będziesz mógł przeprowadzić tylko część z nich; to możesz stosować zasadę sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości.

Pamiętaj jednak, że wartości tych zamówień będą podlegały sumowaniu z innymi tożsamymi zamówieniami udzielanymi przez Ciebie w tym samym okresie i finansowanymi z innych źródeł niż środki UE.

Podstawa prawna:

art. 32 ust. 1 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.).

Autor: Daniel Wycinka aplikant radcowski, specjalista w Departamencie Kontroli Zamówień Współfinansowanych ze środków UE UZP
Odpowiedź udzielona: 22 marca 2010 r.